Свадебный декор: проектный гайд

Вы профессионально занимаетесь декоромсвадеб или планируете освоить эту нишу? Мы собрали все профессиональные секреты в одной статье. Следуйте нашему гайду и выстраивайте успешные проекты!
Дата написания статьи
Март, 2019
Время на прочтение: 18 мин
Экспертные комментарии
Нет времени читать?
Укажите свой e-mail и мы отправим Вам ссылку на статью, чтобы Вы могли прочитать её в удобное для Вас время!

Этап первый: знакомство

Мы рассматриваем работу по оформлению свадьбы как проект. Это помогает правильно организовать работу и достичь запланированных целей.

Первый этап такого проекта – знакомство.

Представим, что ваша реклама, «Инстаграм» или рассылка сработали. Вам пришел запрос на оформление свадьбы. На этом этапе есть две задачи:

Собрать первичную информацию.

Назначить встречу.
Чтобы готовым проектом остались довольны и вы, и заказчик, нужно не упустить ни одного этапа работы
До момента реализации проекта нужно пройти все подготовительные этапы

Сбор первичной информации

Для того, чтобы хорошо подготовиться к первой встрече с клиентом, желательно иметь базовую информацию о мероприятии. Как ее получить?
Совет: создайте типовое письмо-ответ на первый запрос клиента. Такое письмо легко персонализировать под каждое обращение.
Включите в письмо-ответ короткое описание этапов вашей работы и первый пул вопросов: дата церемонии, количество гостей, площадка проведения, желаемая стилистика. Этого будет достаточно для подготовки встречи.

Если вы работаете с агентством, то оно, как правило, сразу дает нужную информацию – от названия площадки до запланированных особенностей церемонии.

Этап второй: встреча

Первая встреча с клиентом – ответственный этап работы. Помните о первом впечатлении и настройтесь на профессиональный максимум.

Этапы первой встречи могут варьироваться, но мы выделяем следующие:

Презентация себя и студии.
Обсуждение схемы работы.
Подробное интервью с клиентом и заполнение брифа.

Самопрезентация

В назначенное время вы предстали перед клиентом. С чего начать разговор?

Не бросайтесь с места в карьер, задавая сотню вопросов в минуту. Не всем комфортно рассказывать о себе незнакомым людям. Лучше представьтесь сами и представьте свою студию:

Если у вас имеется портфолио, обязательно покажите свои работы.
Если портфолио нет, то можно выйти из положения, заранее сделав несколько набросков для заказчика, используя первичную информацию. Так вы продемонстрируете и свои идеи, и работу с эскизами.
Покажите потенциальным клиентам портфолио своих работ
Работы из вашего портфолио помогут сделать клиенту выбор

Обсуждение схемы работы

Обговорите схему работы. Вы зададите правильный ритм сотрудничества и продемонстрируете организованность и системный подход.

Многие декораторы игнорируют этот пункт и тем самым усложняют себе жизнь. Обе стороны должны понимать, что есть точки контроля, смета, время реализации, график встреч, схема оплаты и график исполнения проекта. Обоюдная ответственность идет на пользу проекту
Совет: предупредите заказчика, что вам предстоит несколько встреч, пусть он будет к этому готов.

Проведение интервью и заполнение брифа

Бриф необходим для того, чтобы зафиксировать пожелания клиента, его видение визуального оформления и всей атмосферы будущего торжества. Чем подробнее информация, тем проще вам создать дизайн-проект.

В ходе интервью вы будете задавать и анкетные вопросы, и личные. Хорошо, если после интервью у вас родилась индивидуальная история предстоящей свадьбы.

Совет: уточните, кто ваш клиент – невеста, жених, мама невесты, агентство?
На встречу иногда приходит огромное количество людей: невеста, ее подружки, мама, свадебное агентство, родственники и прочие. Не всегда невеста будет заказчиком. Например, если мама делает дочке праздник, то ваш клиент – мама. Вам придется договариваться в первую очередь с ней.

У вас не получится угодить всем, кто пришел на встречу, поэтому выбирайте фокусную точку – своего заказчика – и работайте с ним.

Какие вопросы задавать на встрече?

Не ждите, что невеста будет точно знать все ответы. Вы не получите подробного описания на вопрос «Какая церемония вам нравится?».

В большинстве случаев прозвучит ответ: «Не знаю».

Будьте готовы предложить образцы, картинки, образы из каталогов, из реализованных проектов, из своего опыта. Опираясь на образы, людям гораздо легче сформулировать свои пожелания.
Портфолио может помочь и в том случае, когда клиент не представляет, как именно он видит свою свадьбу
Будьте готовы предложить свои идеи по оформлению свадьбы

Уточняйте все

Мы показываем подборки, цветовые раскладки для того, чтобы говорить на одном языке с клиентом.

Если невеста хочет коралловую свадьбу – уточните вместе, какой именно цвет она имеет в виду, покажите цветовую раскладку и пусть невеста покажет на ней нужный оттенок. И, конечно, не спорьте с ней, даже если вы всю жизнь считали данный оттенок малиновым. Просто примите, что в этом проекте он называется коралловым.

В обязательном порядке уточняйте степень прилагательных. У каждого свои представления о роскошном или дерзком, о таинственном и современном. Вам нужно знать не определения из словаря, а значения, которые вкладывает в эти понятия клиент.

К примеру, если невеста хочет природный букет, то покажите картинки и образцы. Пусть она выберет, какой именно букет кажется ей природным.

Этап третий: сбор подробной информации

После завершения первой встречи и заполнения брифа у вас уже появились идеи? Отлично, но не торопитесь рисовать эскизы. Вам предстоит несколько важных шагов:

Мониторинг площадки.
Формирование портфеля идей.
Прдварительный просчет идей.

Мониторинг площадки

Подробное изучение площадки требуется для правильной организации работы декоратора.

Помимо замеров и фото, о свадебной площадке вам придется узнать множество вещей:
Время закрытия и открытия.
График загрузки в день свадьбы клиента.
Принятый порядок разгрузки.
Вместимость грузовой площадки.
Наличие грузовых лифтов, транспортеров.
Ширину лестничных проемов и площадок, длину коридоров по всему пути доставки декораций на место монтажа.
Здесь все определяют нюансы.

Например, роскошная и масштабная свадьба клиента назначена на 15 часов. На площадку пустят декораторов только в 10 утра. В результате вы просто не успеете смонтировать запланированный декор. Клиенту нужно выкупать предыдущий день, чтобы получить желаемый размах оформления.

Подробно изучите площадку перед началом разработки концепции
Прежде, чем предлагать идеи, изучите площадку, на которой будет проходить мероприятие

Наброски идей

После мониторинга площадки можно набрасывать идеи. Собранной информации вам будет достаточно для творчества.

Расчет предварительной стоимости идей

Нас часто спрашивают, сколько стоит декор. Декор стоит по-разному даже для заполнения одного и того же пространства. Можно потолок затянуть текстилем, а можно создать инсталляцию из живых цветов. И это будут два совершенно разных бюджета на одном и том же пространстве.

Вам нужно понять, насколько реализуемы ваши идеи в рамках бюджета.
Совет: подготовьте несколько вариантов на разные бюджеты.
Даже если вы услышали фразу «Мы не знаем, сколько денег планируем потратить», то это вовсе не означает, что бюджет не определен. Люди точно знают, могут они заказать декорирование за 100 тысяч или за полтора миллиона.

Если вы покажете несколько вариантов в разных бюджетных рамках, то клиент сможет сказать: «Я не готов платить, это дорого». Или, напротив: «Вау, это круто, я беру!»

Этап четвертый: разработка идеи и составление сметы

После того, как мы продумали несколько идей и примерно рассчитали бюджет, готовимся ко второй встрече. На ней будем демонстрировать наш креатив, утверждать окончательную концепцию и стоимость ее реализации. И здесь вам требуется хорошая презентация.
Разработанную концепцию необходимо правильно презентовать
Продумайте, как будете презентовать свои идеи

Мудборд для небольших проектов

На мудборде можно показать стиль, палитру, общую атмосферу. Не добавляйте лишних картинок в стиле: «У вас будет вот так, но в другой гамме и с другими материалами». Иллюстрации должны точно передавать атмосферу и идеи. Тогда клиент будет знать, что именно он получит.

Концепция для масштабных проектов

Для крупных проектов с большим количеством зон и материалов недостаточно мудбордов. Требуется полноценная презентация. Что в нее можно включить?
Элементы в разном освещении.
Детализация орнамента и текстиля.
Детализация флористики.
Освещение.
Арт-объекты.
Мелкие детали, например схемы рассадки и предметы сервировки.

Этап пятый: вторая встреча

На второй встрече мы презентуем наши идеи и предварительные расчеты, вносим корректировки и утверждаем концепцию. На этом этапе мы получаем обратную связь о том, что нравится, а что нет. В процессе обсуждения что-то может оказаться лишним, а что-то, наоборот, придется добавить.

После утверждения концепции и предварительной сметы мы заключаем договор и берем предоплату.
Совет: будьте гибкими и идите навстречу клиентам. Некоторые декораторы даже концепции не берутся делать без денег, но мы рекомендуем сначала показать клиентам, что вы можете.

Этап шестой: разработка дизайн-проекта и окончательной сметы

На этом этапе готовим детализированный дизайн-проект для представления и утверждения. Какие задачи мы решаем в рамках этого этапа?
Отрисовка эскизов. Отрисовываем эскиз каждого элемента, вплоть до количества цветков.
Просчет стоимости эскизов. Считаем точную стоимость каждого элемента и всего проекта.
Верстка проекта и подготовка к презентации. Можно презентовать в распечатанном виде или в электронном. Главное, чтобы презентация давала полное представление о том, что вы собираетесь сделать и что клиент получит в итоге.
Составление финальной сметы. Показываем детализированные эскизы и озвучиваем стоимость каждой реализации.
Что можно включить в дизайн-проект?
1
Сорта растений, которые будут использованы в проекте.
2
Особые или нестандартные элементы, на которых вы хотите заострить внимание.

3
Утро невесты и локации для фотосъемки.

4
Место церемонии – до и после декорирования.
5
Референсы и материалы.
6
Свадебный ужин – место до и после.
7
Расстановка, эскизы столов, референсы по мебели, текстилю, флористике, сервировке.
8
Дополнительные зоны: лаунж, фотозона и так далее.
После того, как ваш дизайн-проект готов, назначаем третью встречу. На ней утверждаем наш проект и смету и берем предоплату для реализации.

В дизайн-проекте надо учесть все локации для декорирования и материалы, которые понадобятся для его реализации
Включите в дизайн-проект все локации для декорирования и материалы, которые для этого понадобятся

Этап седьмой: планирование реализации проекта

Удачная реализация – хорошо спланированная реализация.
Мы выделяем следующие этапы планирования:
Подбор команды. Подумайте, кто вам потребуется, кроме флористов и декораторов? Бывает ситуации, когда требуются люди со специальными навыками. Например, знатоки каллиграфии.
Распределение обязанностей. Важно знать, кто и за что отвечает.
Утверждение сроков.
Подготовка макетов (для полиграфии). Этим нужно озаботиться заранее, чтобы печатные материалы были готовы к сроку.
Поиск материалов. Это особый этап, который мы предпочитаем начинать как можно раньше, особенно если имеем дело с нестандартными заказами.

Этап восьмой: реализация проекта

Команду собрали, материалы нашли, макеты отдали в работу? Пора приступать к непосредственной реализации:
Закупаем материалы.
Производим декор.
Бронируем арендные позиции.
При правильном планировании этот этап далеко не самый сложный, так как все уже утверждено. Всем понятно – что, из чего и как делать или что требуется арендовать.

Этап девятый: логистическая подготовка

При правильном планировании этот этап далеко не самый сложный, так как все уже утверждено. Всем понятно – что, из чего и как делать или что требуется арендовать.
Подготовка материалов к транспортировке. Придется упаковать все хрупкие элементы, защитить их от пыли и грязи.
Логистика арендных материалов. Не все площадки могут принять одновременно несколько машин, а если к площадке съезжаются арендные материалы со всей Москвы, то график погрузки/разгрузки должен быть подготовлен заранее и соблюден очень четко.
Погрузочно-разгрузочные работы. Не забудьте, что погрузка материалов занимает не меньше времени, чем разгрузка.
Транспортировка. Узнайте заранее детали. Пройдет ли грузовая машина к месту разгрузки, свободны ли подъездные пути, нет ли ограничений по габариту транспортных средств. Если свадьба на природе, уточните качество и состояние дорожного покрытия, может ли вообще машина проехать к нужной вам полянке или к облюбованной горе.
Совет: планируйте логистику заранее, изучайте маршруты и имейте запасной план.
Не упустите из виду планирование логистики
Весь реквизит нужно доставить к месту монтажа без повреждений

Этап десятый: монтаж

Материалы доставлены, команда на месте – можно начинать монтаж:
Монтаж конструкций и покрытий. Работа декоратора бывает весьма тяжелой. Это не хобби, а серьезная физическая работа.
Сбор композиций и цветочной части. Для свежести и красоты цветочные композиции лучше собирать на площадке.
Монтаж декоративных элементов – сервировка, мебель, текстиль
Зачистка площадки

Съемка

Успешный декоратор не должен забывать о своем портфолио. Для съемки потребуется время, когда декор установлен, но столы еще не накрыты. Чтобы съемка прошла успешно, заложите ее в тайминг. И обязательно уточните время подачи еды, чтобы успеть заснять декор до расстановки салатов.
Совет: попробуйте сделать бэкстейдж-видео. Съемка процесса монтажа и результата производит великолепное впечатление на клиентов.

Этап одиннадцатый: демонтаж

После окончания торжества наша задача – быстро и без потерь все демонтировать и вернуть на склады. Примерный список работ выглядит так:
Демонтаж декора.
Упаковка.
Транспортировка.
Возврат арендных позиций.
Возврат декора на склад.
Работы по демонтажу тоже требуют тщательного планирования
После окончания торжества начинается этап демонтажа

Этап двенадцатый: закрытие проекта

Обязательный этап – закрытие проекта. Вы должны проанализировать проект и его результаты, чтобы в будущем использовать положительный опыт. Что мы делаем на заключительном этапе?
Подсчет прибыли и расходов.
Анализ.
Разбор ошибок. Не бывает проектов без ошибок, но их нужно использовать для собственного обучения и накопления опыта решения проблем.

Постпродакшн

Рассказывайте о своих успехах, делитесь рассказами и фото. Декоратор не может себе позволить выпасть из информационного поля. Публикуйте фото, видео, рассказы о проектах. Дайте вашим клиентам возможность вас найти. С убедительным и актуальным постпродакшн вы будете развиваться гораздо быстрее.

Проектный подход к декорированию свадеб облегчает организацию работы, повышает ее эффективность и прибыльность.

Не забывайте делиться успешно реализованными проектами на своем сайте или в соцсетях
Обязательно публикуйте свои работы в открытом доступе, чтобы клиентам было проще вас найти
Если материал вам понравился, расскажите о нём друзьям. Спасибо!